Konferencje z zastosowaniem nowoczesnych form komunikacji w firmach stają się coraz poważniejszą alternatywą dla osobistych i tradycyjnych metod wymiany informacji w przedsiębiorstwie oraz poza nim. Szybki rozwój rynku oraz rzeczywiste korzyści płynące z wykorzystania najnowszych rozwiązań w tej dziedzinie są potwierdzone badaniami.

Mówiąc o tzw. conferencing, możemy wyszczególnić kilka typów konferencji:

- Instant Messaging (IM) – wymiana informacji tekstowych za pomocą komunikatora internetowego, jak np. Gadu-Gadu czy Microsoft Communicator. Bardzo funkcjonalne przy krótkich konwersacjach. Oczywiście w razie potrzeby komunikatory można wykorzystać do rozbudowanego dialogu między wieloma osobami.

- Audiokonferencje – o wiele bogatsza forma konwersacji od tej, którą oferują komunikatory internetowe. Użytkownicy porozumiewają się głosowo za pomocą telefonów. Rozmówcy mogą uczestniczyć w konferencjach audio w podróży, poza biurem, bez konieczności korzystania z komputera.

- Webkonferencje – polegają na wizualizacji ekranu komputera jednego z rozmówców na monitorach pozostałych uczestników konferencji. Dzięki temu wszyscy mają obraz analizowanych dokumentów będących przedmiotem rozmowy. Jest to bardzo użyteczne uzupełnienie konferencji audio.

- Wideokonferencje – jeszcze bardziej zaawansowana forma konferencji umożliwiająca obraz rzeczywisty za pomocą sieci i kamer. Konferencje wideo wykorzystują także cechy konferencji audio i web. Wideokonferencje mogą występować w kilku postaciach: obraz wideo na komputerze osobistym, sala konferencyjna wyposażona w projektor i mikrofony, bądź drogie rozwiązania wykorzystujące obraz i dźwięk w jakości HD tworzące wrażenie jednej przestrzeni.

Do tej pory poszczególne typy konferencji były od siebie odseparowane i z góry trzeba było założyć, która forma kontaktu będzie najbardziej stosowna dla danej potrzeby czy problemu. W chwili obecnej aplikacje są wielofunkcyjne i umożliwiają wykorzystanie wszystkich czterech metod wymiany informacji na raz lub w dowolnej kombinacji – tworząc tym samym tzw. unified conferencing (zunifikowane konferencje).

 Źródło: Wainhouse Research i UniComm Consulting LLC, 2009

Analiza rynku prowadzona przez Wainhouse Research i UniComm Consulting LLC wskazuje na bardzo szybki wzrost użytkowania konferencji audio, web i wideo:

- Liczba minut w konferencjach audio wzrosła o 55% w okresie 2006-2008 i osiągnęła niemal 60 miliardów.

- Liczba stacjonarnych użytkowników konferencji web wzrosła o 48% w badanym okresie i osiągnęła 31 milionów.

- Sprzedaż rozwiązań wideo wzrosła o 43% i osiągnęła liczbę 235 tys. Warto zwrócić uwagę na fakt, że niemałą część tej liczby stanowią rozwiązania HD.

Firmy zauważają konkretne korzyści płynące z wykorzystania technologii konferencji, szczególnie jeśli chodzi o wzrost produktywności i redukcję kosztów. Ankieta przeprowadzona wśród użytkowników wskazała główne przesłanki firm do korzystania z rozwiązań zunifikowanej komunikacji i współpracy (Unified Communications and Collaboration).

Źródło: Wainhouse Research, lipiec 2008

Organizacje poprawiają swoje wyniki dzięki efektywnej komunikacji zarówno wewnątrz firmy jak i na zewnątrz – w kontaktach z klientami, dostawcami, partnerami biznesowymi oraz innymi ogniwami łańcucha wartości (często w innych strefach czasowych i na innych kontynentach). Wykorzystanie rozwiązań konferencyjnych umożliwia:

- Przyśpieszenie procesów w firmie i skrócenie czasu podejmowania decyzji – dotyczy to pojedynczych pracowników, a także całych zespołów. Poniższy wykres przedstawia, dla których działów w firmie konferencje są najbardziej użyteczne.

Źródło: Wainhouse Research, lipiec 2008

Ponadto:

- Skrócenie cyklu sprzedażowego – nie zawsze możliwe jest zastąpienie kontaktu osobistego z klientem, jednak wiele kwestii może być znacznie szybciej przedyskutowanych podczas bogatych w funkcje wideokonferencji.

- Przyciąganie i zatrzymywanie pracowników – wielu pracowników traktuje rozwiązania konferencyjne jako standardowe narzędzia potrzebne do efektywnego wykonywania obowiązków.

- Ograniczenie kosztów podróży.

- Ograniczenie kosztów przestrzeni biurowej – narzędzia konferencyjne skutecznie umożliwiają efektywną pracę z domu lub innego dowolnego miejsca.

- Szybsze rozwiązywanie problemów klienta.

- Ograniczenie kosztów administracyjnych IT – kluczowa w rozwiązaniach Unified Communications jest integracja z obecnymi systemami i infrastrukturą IT w firmie. Przedsiębiorstwa wprowadzając nowe rozwiązania mogą zoptymalizować swoje zasoby IT i uprościć zarządzanie.

- Zmniejszenie negatywnego wpływu organizacji na środowisko naturalne.

Wygląda na to, że era dalekich biznesowych podróży i konieczności bezpośrednich spotkań mija bezpowrotnie.

Podziel się:

Kilka miesięcy temu pisaliśmy o portalach społecznościowych w kontekście nowoczesnych form komunikacji firma-klient. Dzisiaj skupimy się kwestiach: jak takie portale wpływają na relacje pracodawca-pracownik i z jaką rezerwą należy do nich podchodzić w sprawach zawodowych.

Pracodawcy mają twardy orzech do zgryzienia – trudna jest bowiem odpowiedź na pytanie, czy zezwalać na korzystanie ze społecznościówek pracownikom podczas pracy. Z jednej strony jest to atrakcyjna forma komunikacji i zacieśniania więzi między pracownikami (szczególnie jeśli chodzi o młodych ludzi), a z drugiej poważne niebezpieczeństwo wypływu poufnych danych z firmy oraz marnowanie czasu przez pracowników. W tegorocznym marcowym wydaniu Fortune Magazine podano ciekawe dane na temat użytkowania portalu społecznościowego Facebook, który cieszy się rosnącą popularnością również wśród polskich internautów.

- Przeciętny użytkownik Facebook’a korzysta z portalu 169 minut w miesiącu, podczas gdy z Google 13 minut
- Dzienne użytkowanie Facebook’a zwiększyło się z 1,1 miliarda minut do ponad 3 miliardów minut w przeciągu 12 miesięcy
- Liczba użytkowników codziennie aktualizujących swój profil wzrosła z 4 do 15 milionów w ostatnim roku
- W tym samym czasie liczba użytkowników portalu podwoiła się.

Nasza-klasa równie prężnie rozkwitała w Polsce. Ciekawe, jak dużo czasu w pracy nasi rodacy spędzają na tym portalu?

Niezależnie od tego, jak efektywna stała się komunikacja dzięki portalom społecznościowym, czy też jak dużo marnowanego jest czasu pracowników, najważniejszą kwestią pozostaje bezpieczeństwo danych – naszych i firmy.

Rejestrując się w jakimkolwiek portalu społecznościowym, czy to jest Nasza-klasa czy zachodnie Facebook (ponad 200 mln użytkowników) czy MySpace (ponad 260 mln użytkowników), podajemy o sobie wiele istotnych informacji, które widnieją potem na naszym profilu. Informacje te może obejrzeć każdy, jeśli nie ustawimy odpowiednio preferencji prywatności. Stopień ukrycia danych zależy od nas, tak samo jak to, co właściwie chcemy powiedzieć o sobie innym, niekoniecznie tym, których znamy.

Portale społecznościowe kojarzymy automatycznie ze: znajomymi, prywatnym życiem, zdjęciami z imprez i wakacji, itp. Brzmi bardzo sielsko i niepozornie. A tak naprawdę z każdej informacji o nas, którą dobrowolnie umieścimy w sieci, inni mogą dowiedzieć się bardzo dużo. Dlatego nie dziwi fakt, że około 30% pracodawców sprawdza naszą obecność na popularnych portalach społecznościowych w celu zdobycia większej ilości informacji zanim zaoferują współpracę. Warto więc uważać  na to, co o sobie piszemy. Przypuszczalnie niefortunne zdjęcie z imprezy u znajomych, które bez naszej wiedzy pojawiło się np. na Facebook’u, może postawić nas w mglistym świetle w oczach pracodawców. Warto także uważać na swoje wypowiedzi.

Dane z naszego profilu mogą zostać łatwo wykorzystane, jeżeli nie zachowamy ostrożności. Na pewno każdy, kto ma profil, otrzymał zaproszenie do kontaktów od osoby, której w ogóle nie zna. Dobrze, jest mieć dużo znajomych, ale lepiej strzec swoich danych przed oszustami. Uwaga na linki! Zanim w nie klikniemy, lepiej się zastanowić, do czego mogą prowadzić i od kogo je dostaliśmy. Linki prowadzące do podejrzanych stron rozprzestrzeniają się jak zaraza w portalach społecznościowych i nawet nasi znajomi mogą nieświadomie je do nas wysyłać. Kliknięcie w pechowy link może zainfekować nasz komputer różnego typu wirusami i szkodliwymi programami (zwykle tzw. koniami trojańskimi), które podczas pracy na komputerze będą rejestrować wpisywane przez nas hasła np. do banku internetowego. Może zostać także przechwycona nasza poczta firmowa, co może z kolei bardzo zaszkodzić naszemu pracodawcy. To niebagatelne zagrożenie, skoro średni koszt naruszenia bezpieczeństwa danych dla firmy w USA to 6,6 miliona USD. Dla nas może to oznaczać koniec kariery w danym przedsiębiorstwie i odpowiedzialność prawną.

A czy w Waszej firmie można korzystać z tzw. społecznościówek czy są one zablokowane?

Podziel się:

Czy wprowadzenie w Polsce darmowego internetu może oznaczać przełom w komunikacji? Istnieje niemała szansa, że tak właśnie się stanie. Przełom nie będzie zapewne dotyczył narzędzi komunikacji, ale raczej cen. Upowszechnienie internetu może przyczynić się do szybkiego wzrostu i ugruntowania usług VoIP (Voice over IP) na rynku telekomunikacji, co z kolei powinno wpłynąc korzystnie na obniżkę cen połączeń. Jako, że wszędzie ma być internet bezprzewodowy – wszędzie będzie możliwa telefonia internetowa.

Na pewno nie trzeba nikomu przedstawiać programu Skype, który jest niejako pionierem w tej dziedzinie. Skype już kilka lat temu umożliwił swoim użytkownikom darmowe rozmowy między sobą, a także wprowadził płatną telefonię IP, co umożliwiło połączenia z numerami stacjonarnymi i komórkowymi. Według określonego przez firmę cennika opłat można dzwonić na numery z całego świata po bardzo przystępnych cenach. Mimo atrakcyjności usługi ciężko jednak było traktować ją jako przyzwoitą alternatywę dla choćby telefonii komórkowej. Powodem były poważne ograniczenia mobilności. Żeby korzystać ze Skype, należało usiąść przed komputerem i założyć słuchawki. Było to znacznie bardziej skomplikowane niż wykonanie połączenia ze zwykłego telefonu.

Tego problemu już nie ma. Skype można zainstalować na wielu nowoczesnych telefonach komórkowych [LISTA], które umożliwiają połączenie z internetem (wi-fi, GPRS, EDGE, UMTS, HSDPA). Czy to oznacza, że z chwilą wprowadzenia darmowego wi-fi w Polsce w 2012 roku, będzie można używać swojego telefonu do darmowych połączeń przez internet? Wszystko wskazuje, że tak. Proponowana w rządowym projekcie prędkość łącza (256kb/s w 2012, 512kb/s od 2014) w zupełności wystarczy do internetowych rozmów.

Czy ktoś z naszych czytelników już korzysta z takiego rozwiązania? Będziemy wdzięczni za podzielenie się opiniami dotyczącymi jego jakości i niezawodności w codziennym użytkowaniu.

Podziel się: