Konferencje z zastosowaniem nowoczesnych form komunikacji w firmach stają się coraz poważniejszą alternatywą dla osobistych i tradycyjnych metod wymiany informacji w przedsiębiorstwie oraz poza nim. Szybki rozwój rynku oraz rzeczywiste korzyści płynące z wykorzystania najnowszych rozwiązań w tej dziedzinie są potwierdzone badaniami.

Mówiąc o tzw. conferencing, możemy wyszczególnić kilka typów konferencji:

- Instant Messaging (IM) – wymiana informacji tekstowych za pomocą komunikatora internetowego, jak np. Gadu-Gadu czy Microsoft Communicator. Bardzo funkcjonalne przy krótkich konwersacjach. Oczywiście w razie potrzeby komunikatory można wykorzystać do rozbudowanego dialogu między wieloma osobami.

- Audiokonferencje – o wiele bogatsza forma konwersacji od tej, którą oferują komunikatory internetowe. Użytkownicy porozumiewają się głosowo za pomocą telefonów. Rozmówcy mogą uczestniczyć w konferencjach audio w podróży, poza biurem, bez konieczności korzystania z komputera.

- Webkonferencje – polegają na wizualizacji ekranu komputera jednego z rozmówców na monitorach pozostałych uczestników konferencji. Dzięki temu wszyscy mają obraz analizowanych dokumentów będących przedmiotem rozmowy. Jest to bardzo użyteczne uzupełnienie konferencji audio.

- Wideokonferencje – jeszcze bardziej zaawansowana forma konferencji umożliwiająca obraz rzeczywisty za pomocą sieci i kamer. Konferencje wideo wykorzystują także cechy konferencji audio i web. Wideokonferencje mogą występować w kilku postaciach: obraz wideo na komputerze osobistym, sala konferencyjna wyposażona w projektor i mikrofony, bądź drogie rozwiązania wykorzystujące obraz i dźwięk w jakości HD tworzące wrażenie jednej przestrzeni.

Do tej pory poszczególne typy konferencji były od siebie odseparowane i z góry trzeba było założyć, która forma kontaktu będzie najbardziej stosowna dla danej potrzeby czy problemu. W chwili obecnej aplikacje są wielofunkcyjne i umożliwiają wykorzystanie wszystkich czterech metod wymiany informacji na raz lub w dowolnej kombinacji – tworząc tym samym tzw. unified conferencing (zunifikowane konferencje).

 Źródło: Wainhouse Research i UniComm Consulting LLC, 2009

Analiza rynku prowadzona przez Wainhouse Research i UniComm Consulting LLC wskazuje na bardzo szybki wzrost użytkowania konferencji audio, web i wideo:

- Liczba minut w konferencjach audio wzrosła o 55% w okresie 2006-2008 i osiągnęła niemal 60 miliardów.

- Liczba stacjonarnych użytkowników konferencji web wzrosła o 48% w badanym okresie i osiągnęła 31 milionów.

- Sprzedaż rozwiązań wideo wzrosła o 43% i osiągnęła liczbę 235 tys. Warto zwrócić uwagę na fakt, że niemałą część tej liczby stanowią rozwiązania HD.

Firmy zauważają konkretne korzyści płynące z wykorzystania technologii konferencji, szczególnie jeśli chodzi o wzrost produktywności i redukcję kosztów. Ankieta przeprowadzona wśród użytkowników wskazała główne przesłanki firm do korzystania z rozwiązań zunifikowanej komunikacji i współpracy (Unified Communications and Collaboration).

Źródło: Wainhouse Research, lipiec 2008

Organizacje poprawiają swoje wyniki dzięki efektywnej komunikacji zarówno wewnątrz firmy jak i na zewnątrz – w kontaktach z klientami, dostawcami, partnerami biznesowymi oraz innymi ogniwami łańcucha wartości (często w innych strefach czasowych i na innych kontynentach). Wykorzystanie rozwiązań konferencyjnych umożliwia:

- Przyśpieszenie procesów w firmie i skrócenie czasu podejmowania decyzji – dotyczy to pojedynczych pracowników, a także całych zespołów. Poniższy wykres przedstawia, dla których działów w firmie konferencje są najbardziej użyteczne.

Źródło: Wainhouse Research, lipiec 2008

Ponadto:

- Skrócenie cyklu sprzedażowego – nie zawsze możliwe jest zastąpienie kontaktu osobistego z klientem, jednak wiele kwestii może być znacznie szybciej przedyskutowanych podczas bogatych w funkcje wideokonferencji.

- Przyciąganie i zatrzymywanie pracowników – wielu pracowników traktuje rozwiązania konferencyjne jako standardowe narzędzia potrzebne do efektywnego wykonywania obowiązków.

- Ograniczenie kosztów podróży.

- Ograniczenie kosztów przestrzeni biurowej – narzędzia konferencyjne skutecznie umożliwiają efektywną pracę z domu lub innego dowolnego miejsca.

- Szybsze rozwiązywanie problemów klienta.

- Ograniczenie kosztów administracyjnych IT – kluczowa w rozwiązaniach Unified Communications jest integracja z obecnymi systemami i infrastrukturą IT w firmie. Przedsiębiorstwa wprowadzając nowe rozwiązania mogą zoptymalizować swoje zasoby IT i uprościć zarządzanie.

- Zmniejszenie negatywnego wpływu organizacji na środowisko naturalne.

Wygląda na to, że era dalekich biznesowych podróży i konieczności bezpośrednich spotkań mija bezpowrotnie.

Podziel się: